Voorwoord

In ons privacyreglement informeren we u over de wijze waarop HPHC met persoonsgegevens omgaat en de rechten en plichten die hieruit voortvloeien. Voor HPHC is het beschermen van persoonsgegevens en het in acht nemen van de privacywetgeving uiteraard niet nieuw. Als (bedrijfs-)zorgverlener is HPHC zich bewust van het belang van vertrouwelijkheid van informatie en persoonsgegevens. Hierbij past een proactief privacy beleid.
Een Functionaris Gegevensbescherming ziet dagelijks toe op de naleving ervan. We leggen alleen gegevens vast die we nodig hebben voor het uitvoeren van onze (wettelijke) taken en vragen niet onnodig om persoonlijke gegevens.
De professionals van HPHC gaan met grote zorg om met de aanwezige persoonsgegevens. Naast privacywetgeving neemt HPHC ook geldende richtlijnen en protocollen in acht. HPHC wordt hierop met grote regelmaat door derden gecontroleerd. We beschikken over de benodigde certificeringen om recht te doen aan uw vertrouwen in ons.

Bas Albers, directeur.

Begrippenlijst

Persoonsgegevens
Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Gezondheidsgegevens
Persoonsgegevens die direct of indirect betrekking hebben op de lichamelijke of de geestelijke gesteldheid van betrokkenen.

Verwerking van persoonsgegevens
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Verstrekken van persoonsgegevens
Het bekendmaken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens die in de registratie(s) zijn opgenomen of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen.

Betrokkene
Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.

Cliënt
Degene aan wie zorg wordt verleend (de werknemer).

Klant
Degene die de opdracht verschaft aan HPHC (de werkgever).

Ontvanger
Degene aan wie persoonsgegevens worden verstrekt.

Toestemming van de betrokkene
Elke vrije, specifieke en op adequate informatie berustende wilsuiting van de betrokkene waarmee deze aanvaardt dat op hem/haar betrekking hebbende persoonsgegevens worden verwerkt.

1 – De verwerking van persoonsgegevens

Artikel 1 – Doel van de gegevensverwerking
1.1 HPHC verwerkt persoonsgegevens als verantwoordelijke ten behoeve van:
a. De arbeidsomstandighedenzorg in bedrijven en instellingen die daartoe met HPHC direct of indirect een overeenkomst hebben gesloten;
b. Begeleiding bij ziekteverzuim van werknemers van bedrijven en instellingen die daartoe met HPHC direct of indirect een overeenkomst hebben gesloten;
c. De re-integratie van werknemers of uitkeringsgerechtigden in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid;
d. De uitvoering van arbeidsrechtelijke overeenkomst met de werknemers van HPHC;
e. De uitvoering van de wettelijke taken die voor HPHC van toepassing zijn (zoals de Arbowet, Wet Verbetering Poortwachter, etc.);
f. Administratie en interne beheersactiviteiten;
g. Het opleiden en onderwijzen van medewerkers;
h. Het verrichten van (wetenschappelijk) onderzoek.

1.2 HPHC verwerkt persoonsgegevens als verwerker ten behoeve van:
a. De klant in een verlengde arm constructie van de klant (casemanagement);
b. De uitvoering van een zakelijke overeenkomst met de klant, anders dan ten behoeve van de wettelijke taken als arbodienstverlener;

Artikel 2 – Voorwaarden voor rechtmatige verwerking
HPHC draagt er zorg voor dat persoonsgegevens in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt.
De gegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift, dan wel krachtens een (arbeids-)overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.
Persoonsgegevens worden verwerkt voor de in artikel 3 beschreven doeleinden en worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor zij zijn verkregen.

2.1 Persoonsgegevens worden verwerkt indien:
a. Betrokkene voor de verwerking expliciet zijn toestemming heeft verleend, of;
b. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarin betrokkene partij is, of voor precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de betrokkene en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst, of:
c. de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen, waaraan de verantwoordelijke onderworpen is, of;
d. de gegevensverwerking noodzakelijk is ter vrijwaring van een vitaal belang van de betrokkene, of;
e. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor het behartigen van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke, of;
f. van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert.

2.2 Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doelen beschreven in artikel 3, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

2.3 HPHC bewaart geheimhouding over de persoonsgegevens waarvan hij kennisneemt, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak mededeling voortvloeit.

2.4 HPHC verwerkt geen persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, seksuele leven, alsmede persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging.

2.5 Het vorige lid is niet van toepassing voor zover:
a. dit noodzakelijk is in aanvulling op de verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid met het oog op een goede behandeling of begeleiding van betrokkene, of:
b. dit geschiedt met schriftelijke toestemming van betrokkene, of:
c. de gegevens door betrokkene openbaar zijn gemaakt en hierbij toestemming is gegeven voor verder verwerking, of:
d. dit noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht in rechte, of:
e. dit noodzakelijk is met het oog op een zwaarwegend algemeen belang, er passende maatregelen worden geboden ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer en dit bij wet wordt bepaald dan wel het College ontheffing heeft verleend. Het College kan bij de verlening van ontheffing beperkingen en voorschriften opleggen.

2.6 Persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2.2 mogen verwerkt worden ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek voor zover:
a. dit onderzoek een algemeen belang dient, of:
b. de verwerking voor het betreffende onderzoek of de betreffende statistiek noodzakelijk is, of:
c. het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost, of:
d. bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad;
e. aan de eisen ten aanzien van het uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek zoals deze in de WGBO zijn opgenomen voldaan wordt.

2.7 Een nummer dat ter identificatie van een persoon bij wet is voorgeschreven, wordt bij de verwerking van persoonsgegevens slechts gebruikt ter uitvoering van de betreffende wet dan wel voor doeleinden bij de wet bepaald.

2.8 Vastlegging en verstrekking van (medische) persoonsgegevens gebeurt op basis van de KNMG-code ‘Gegevensverkeer en samenwerking bij arbeidsverzuim en re-integratie’ (2007).

Artikel 3 – Opgenomen gegevens

3.1 HPHC verwerkt enkel de minimaal noodzakelijke persoonsgegevens die nodig zijn voor:

  • Identificatie van en communicatie met cliënten;
  • Het uitvoeren van werkplek- en (gezondheids-)onderzoeken en het geven van terugkoppelingen;
  • Rapportages en adviezen aan cliënt en werkgever;
  • Het begeleiden van werknemers die onder behandeling zijn;
  • Het vormen van een (bedrijfs-)geneeskundig dossier.

Artikel 4 – Toegang tot persoonsgegevens

4.1 Toegang tot persoonsgegevens is op basis van ‘need to know’: alleen die medewerkers die vanwege hun werkzaamheden toegang moeten hebben, krijgen die toegang ook. Autorisatie gebeurt aan de hand van rollen, waardoor een strikte scheiding toegepast kan worden. Voor medische gegevens die vallen onder het beroepsgeheim is toegang alleen verleend aan het behandelteam.

4.2 Verlenen en wijzigen van toegang gebeurt via een vaste procedure. Autorisatie van wijzigingen wordt goedgekeurd door de leidinggevende(n). Functioneel beheer voert controles uit op het ontstaan van conflicterende autorisaties. Indien een conflict optreedt, wordt dit beoordeeld door de Functionaris Gegevensbescherming.

4.3 Indien een vaste of ingehuurde medewerker uit dienst gaat zorgt HR bij afsluiten van de account in het personeelssysteem dat ook de toegang tot de andere applicaties en voorzieningen wordt afgesloten.

4.4 Indien er sprake is van teambegeleiding, geldt de toegang voor alle teamleden, voor zover dit in het kader van de begeleiding noodzakelijk is.

4.5 Voor de toetsing van dossiers voor kwaliteitsdoeleinden kan een senior-professional inzage hebben in cliënten dossiers, binnen het domein waarin de senior-professional is opgeleid, dan wel in het kader van supervisie over andere professionals met een afgeleide verantwoordelijkheid. Het doel is daarbij om optimale behandeling en begeleiding voor de cliënt te realiseren. Daartoe deelt de senior-professional zijn/haar bevindingen met de professional die de behandeling/begeleiding uitvoert.

4.6 De beheerder en degenen, die in het kader van een door de gebruiker of beheerder gegeven opdracht werken, hebben geen toegang tenzij dit voor de verwerking van de gegevens noodzakelijk is.

Artikel 5 – Verstrekking van persoonsgegevens

5.1 Met inachtneming van het bij of krachtens de wet en regelgeving bepaalde worden persoonsgegevens zonder voorafgaande toestemming van de betrokkene verstrekt aan:
a. Medewerkers van HPHC die direct betrokken zijn bij de actuele dienstverlening aan en begeleiding van betrokkene;
b. Verwerkers van persoonsgegevens in het kader van de gegeven opdracht door HPHC, mits deze verwerkers voldoende waarborgen bieden dat de bescherming van de persoonsgegevens plaatsvindt overeenkomstig alle artikelen van dit reglement;
c. De klant in geval van verzuimbegeleiding, mits het slechts de volgende gegevens betreft:

  • naam en geboortedatum;
  • datum van het laatste consult;
  • conclusies ten aanzien van de mogelijkheden tot werkhervatting door de betrokkene;
  • procesmatige begeleidingsafspraken.

d. Uitvoeringsinstituten voor de sociale verzekeringen in het kader van het re-integratieplan volgens de richtlijnen van het UWV;
e. Verzekeringsmaatschappijen in het kader van de verzekering van de loondoorbetaling bij ziekte volgens het Convenant gegevensuitwisseling arbodiensten – verzekeraars.

5.2 Andere gegevens en gegevens aan anderen dan genoemd in artikel 5.1 worden slecht verstrekt na gerichte toestemming van de betrokkene.

5.3 HPHC verwerkt geen persoonsgegevens voor geautomatiseerde besluitvorming.

2 – Rechten van de cliënt

Artikel 6 – Informatieverstrekking aan betrokkene

6.1 Indien bij de betrokkene de persoonsgegevens worden verkregen, deelt HPHC voor het moment van verkrijging de betrokkene de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene daarvan reeds op de hoogte is.

6.2 HPHC verstrekt nadere informatie voor zover dat gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.

6.3 HPHC informeert betrokkene over zijn rechten onder de Privacywetgeving via zijn publieke Privacyreglement. Het privacyreglement staat goed vindbaar op de website van HPHC.

6.4 De betrokkene kan op elk moment meer informatie verkrijgen via zijn arts. Ook kan hij informatie inwinnen via de Functionaris Gegevensbescherming.

Artikel 7 – Recht op data-portabiliteit, inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens

7.1 De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens. Het recht op inzage geldt alleen voor de gegevens van de betrokkene zelf.

7.2 De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden respectievelijk worden verstrekt.

7.3 Afschriften van persoonsgegevens worden aan de betrokkene verstrekt tegen de wettelijk vastgestelde kostenvergoedingen.

7.4 Recht op inzage of afschrift kan worden geweigerd als dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander.

7.5 De betrokkene heeft het recht om de gegevens die op hem/haar betrekking hebben, te ontvangen in een gestructureerd, veelgebruikt formaat, dat geschikt is om te delen met andere organisaties.

Artikel 8 – Recht op rectificatie van opgenomen persoonsgegevens

8.1 De betrokkene kan verzoeken om rectificatie van op hem betrekking hebbende gegevens indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift. De cliënt kan middels een aanvulling zijn mening in het dossier laten opnemen.

8.2 HPHC bericht de verzoeker schriftelijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek tot rectificatie. Een weigering door HPHC is met redenen omkleed.

Artikel 9 – Recht op geheimhouding

9.1 HPHC en de door hem ingezette personen zijn verplicht tot geheimhouding van de Persoonsgegevens die zij ten behoeve van klant en cliënt verwerken, behoudens voor zover een wettelijk voorschrift Verwerker tot mededelen verplicht.

9.2 Verwerker zal de personen die in zijn dienst zijn, dan wel werkzaamheden ten behoeve van hem verrichten, verplichten tot geheimhouding met betrekking tot de Persoonsgegevens waarvan zij kennis kunnen nemen.

Artikel 10 – Recht om vergeten te worden

10.1 De betrokkene kan schriftelijk verzoeken om vernietiging van op hem betrekking hebbende gegevens. Indien de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan betrokkene of indien er een wettelijke plicht tot bewaring van de gegevens geldt, worden de gegevens niet vernietigd.

10.2 HPHC bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot verwijdering of vernietiging schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.

10.3 HPHC verwijdert of vernietigt de gegevens binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.

Artikel 11 – Recht om een klacht in te dienen

11.1 Bent u niet tevreden over het gebruik van uw persoonsgegevens door HPHC, dan kunt u daarover contact met ons opnemen. Ook kunt u een klacht indienen.

11.2 Komt u er na een klacht niet uit met HPHC, dan kunt u uw klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving in Nederland.

3 – Rechten van de werkgever

Artikel 12 – Recht op audit

12.1 De werkgever heeft het recht een audit uit te laten voeren, met als doel te controleren of HPHC de in deze Privacyreglement vastgelegde voorwaarden naleeft. De werkgever zal de audit laten uitvoeren door een onafhankelijke derde.

4 – Publicatie, bewaartermijn, beveiliging en meldplicht

Artikel 13 – Kennisgeving van verwerking van persoonsgegevens

13.1 HPHC publiceert dit privacyreglement op haar website via www.hphc.nl/privacy-policy.

Artikel 14 – Bewaartermijnen

14.1 Door HPHC toegepaste bewaartermijnen volgen de geldende wet- en regelgeving en kunnen desgewenst opgevraagd worden.

14.2 Indien de bewaartermijn is verstreken, worden de persoonsgegevens binnen een jaar uit het bestand verwijderd en vernietigd.

Artikel 15 – Beveiliging van gegevens

15.1 HPHC zal al hetgeen doen wat redelijkerwijs van hem verlangd kan worden teneinde te voorkomen dat bij de Verwerking van Persoonsgegevens ten behoeve van Verantwoordelijke deze Persoonsgegevens worden aangepast, ter kennis komen van onbevoegden, door onbevoegden worden gewijzigd, of ten onrechte aan derden worden verstrekt of anderszins onrechtmatig worden verwerkt.

15.2 HPHC neemt passende technische en organisatorische maatregelen, onder andere bestaande uit het opleggen van een geheimhoudingsverplichting aan personeelsleden en andere bij de uitvoering van deze de verwerking van persoonsgegevens betrokken personen. De beveiligingsmaatregelen moeten geschikt zijn bevonden om Persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, hetzij bij ongeluk, hetzij onrechtmatig, tegen verlies, vervalsing, niet toegelaten verspreiding of toegang, met name wanneer de verwerking doorzending van Persoonsgegevens via een netwerk omvat, dan wel tegen enige andere vorm van onwettige Verwerking, en deze maatregelen moeten gezien de aan de Verwerking en de aard van de te beschermen Persoonsgegevens verbonden risico’s een passend beveiligingsniveau waarborgen, gelet op de stand van de techniek en de kosten van tenuitvoerlegging. De beveiligingsmaatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere Verwerking van Persoonsgegevens te voorkomen.

15.3 HPHC laat zich door onafhankelijke derden controleren en certificeren op haar gegevensbeschermings- en privacybeleid. HPHC streeft naar behalen en behoud van het ISO9001:2015 certificaat en het certificaat behorend bij het Certificatieschema voor de Dienstverlening door Arbodiensten.

Artikel 16 – Meldplicht datalekken

16.1 De verantwoordelijke is verplicht bij een datalek waarvan Persoonsgegevens zijn gelekt, onderzoek in te stellen en zorg te dragen dat datalekken worden gemeld conform wet- en regelgeving bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de cliënt en de klant.

16.2 Indien HPHC de verwerker is, zal hij het datalek zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking melden bij de verantwoordelijke.

Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 17 – Overdracht van persoonsgegevens

17.1 Indien de bestanden worden overgedragen aan een andere verantwoordelijke, blijven de in dit reglement gestelde regels van toepassing.

17.2 Overdracht van persoonsgegevens aan een andere verantwoordelijke zal slechts plaatsvinden indien dat in overeenstemming is met de wet- en regelgeving.

Artikel 18 – Contactgegevens van de Functionaris Gegevensbescherming

18.1 De Functionaris Gegevensbescherming kan gecontacteerd worden via info@hphc.nl.

Artikel 19 – Inwerkingtreding en wijziging van het reglement

19.1 HPHC behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het Privacyreglement.

19.2 De wijzigingen in dit reglement worden van kracht een maand na bekendmaking via www.hphc.nl/ /privacy-policy.